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郭颖洲:CIO巧为无米之炊

发布时间:2019-10-09 16:59:18 编辑:笔名

资金、团队和IT需求,是信息化建设的基础,可以被比喻为信息化建设的“米”。CIO的职责,就是要把这“米”用好,煮出好“饭”。但是在信息化建设中,很多CIO往往会陷入无米之炊的困境,他们没有摆在面前的资金,没有明确的IT需求,没有现成的IT团队。

在这样“无米”的情况下,如何做好信息化建设的“饭”呢?

北京市东城区区委党校(以下简称党校)的郭颖洲,就是在“三无”的情况下,顺利完成了党校信息系统的上线工作。用他的话说就是:“CIO不能等米下锅,而要找米下锅。”

积极找“米”

2005年初,党校信息管理系统项目开始启动,计划三个月完成。但谁也没有想到,这个项目直到2007年7月才勉强投入试运行,而在试运行阶段才发现开发出来的系统与预期有相当大的差距。

这个难题该由谁来解决?由于参与这个项目的负责人先后离职,到最后就剩郭颖洲一个人是始终参与项目的人员了,所以重担就这样压在了郭颖洲的肩上。

郭颖洲说:“我当时面对的是一个无米之炊的任务:没有需求报告,没有资金支持,没有IT团队。最困难的是项目款项已经支付给软件公司了。怎么办?当时作为一个专业技术人员,我可以退身自保,但我还是选择了承担任务。因为我知道,我自己无疑是最适合继续做这个工作的人选。”

接手项目后,郭颖洲重新整理思路,他知道资金是不可能再申请了,而IT需求、团队这两样必须有,因为光杆司令没有粮草就没法打仗。IT需求的获取属于细活不能急,因此首先解决团队的问题。团队的组建要获得决策层领导的支持。郭颖洲将想法向领导阐述后,领导非常重视,肯定了他承担任务的做法并给予鼓励。很快,领导层牵头,组建了项目组。经过和软件公司的几次沟通后,软件公司也非常支持他们的工作,为这个项目委派了专职的开发工程师。

项目团队成立了,接下来就是要明确IT需求。前期项目开发时软件公司对党校的需求进行了数月的调查分析,出具了需求调查报告,但是开发效果不佳。郭颖洲分析原因后发现,行业差别导致双方对功能模块的认识存在差异。例如在对论坛模块的认识方面,工程师关注的是该模块的具体功能,也就是在这个模块中用户能够干什么,怎么干;而党校科室对于论坛的认识局限在字面意思上,关注的是某些内容能不能使用这个模块,比如科室通知怎么能在论坛上发布。这种理解上的差异导致工程师不得不把“论坛”拆分或包装起来,使得“论坛”看上去不是“论坛”,这样的工作导致整个系统的效率低下,漏洞百出。

沟通问题浮出水面。显然,软件公司的工程师在需求调研方面无法与党校教职工进行同步的沟通,因为他们毕竟不熟悉党校的业务流程,使得需求调研出现较大瓶颈。为了解决这个问题,郭颖洲对项目的开发形式作了调整,由完全的委托设计开发调整为自主设计,委托开发。

党校的项目组成员深入各个科室,充分挖掘隐性需求,积极引导教职工主动提出需求,这样就解决了软件公司工程师与党校教职工交流困难的问题。每个功能模块的描述均由党校出具详细的书面资料,项目组成员共同阅读模块说明,充分理解开发意图后再进行开发工作,使工程师的开发效率大大提高,开发成果也令人十分满意,项目组历时两个月就完成了对党校的信息管理系统重新开发的任务。

寻找隐性需求

在非IT行业内很多IT需求是隐性的。由于跨行业的局限性,非IT人士往往想不到具体的针对IT技术的需求,所以CIO要留心挖掘这些潜在的需求。

正是抱着主动“找米”的心态,郭颖洲成功搭建了虚拟专用网。

郭颖洲说:“虚拟专用网的搭建是一个偶然。当时我正在学习Linux系统,发现Linux系统下的VPN搭建非常简单,所以就搭建了一个VPN供自己远程接入使用,使用了一段时间后感觉挺不错,非常方便。一次偶然的机会和分校区同事聊天,他们说在分校区电脑上无法看到在校园网上发布的通知,经常要回到总校看通知,非常不方便。我马上意识到需求来了,这就是隐性需求,这种需求对于非IT人很难准确地提出来,因为非IT人员不知道有远程接入技术,更不知道有VPN技术。有需求我们就有”米“了,我马上告诉分校区的同事,可以使用远程接入的方式实现分校区和总校的网络连接,让他们提交一份需要远程接入的需求申请,这样只要领导同意,我就可以实施了。当然,在实施时会申请一些资金改善VPN的接入质量、提高安全级别。”

恩格斯曾经说过:“社会一旦发现了技术上的需要,则这种需要就会比十所大学更能把科学推向前进。”所以CIO引导大家主动提出IT需求,效果会更好。

2008年以前,党校的电子文档传递主要靠U盘。虽然那时已经建设了校园网,电子文档可以通过电子邮件传递,但是由于网速缓慢以及使用习惯的原因,教职工们还是喜欢用U盘传递文档。由于U盘的广泛使用,党校当时计算机病毒盛行,各种木马随U盘在校园内传播。信息技术中心早在2006年就发现了这个问题,并配置了FTP服务,但是多次推广都没有被广泛使用。最终郭颖洲发现了问题的根源。

郭颖洲说:“从安全方面考虑,党校的FTP服务采用了规范的身份验证模式,每个教职工有自己的账号和密码,并严格限制了用户文件夹和上传权限。结果教职工们感到登录步骤太烦琐,而且在培训时信息技术中心还强调要使用专业的FTP工具,对教职工来说应用十分不方便。了解到这些情况后,我们采取了大胆的改革,开放FTP匿名登录,取消所有登录限制,通过IE浏览器就可以方便地进行FTP文档上传与下载,教职工们逐渐熟悉了FTP服务的使用方法。到2008年底,原有的FTP服务器不仅容量趋紧,而且文档混乱,很多教职工主动要求规范FTP的结构。重新设计FTP服务结构、建立完整的FTP服务体系的需求由此产生。”

有了IT需求就好办了。在郭颖洲的带领下,全新的FTP服务系统被建立起来。信息技术中心还编写了页面程序,每个教职工用自己的账号、密码,通过页面程序可以直接登录FTP系统,就算是忘了输入登录信息,用户也可以进行受限的文档下载。修改后的FTP服务系统很快得到了应用。

郭颖洲说:“超前的设计不能得到广泛的应用,用户自己提出的需求才能真正推动信息化建设的步伐。”

在他看来,信息化建设不在于CIO使用多么高深的技术,更重要的是要用心,力求少花钱多办事,合理整合以往资源(包括物质资源和技术资源),充分挖掘IT需求,才能使信息化建设少走弯路。

CIO精彩观点

1.在IT需求尚不明确的情况下,单方面追求信息化进程,就会导致设计理念相对超前,形成超前需求。这些超前的需求在未来或许有可能出现,而且有其合理性的一面,但是它的致命伤在于,它们与现阶段实际工作方式、工作流程存在差异。

2.资金和IT需求之间存在微妙的关系:当IT需求特别迫切时,往往容易申请到资金;当技术成熟、应用普及时,再申请扩建资金也会比较容易。在应用服务保障中,信息技术中心建议采用实验室式的开发维护方式,这种方式不仅可以解决资金短缺问题,而且可以快速获取经验,及时得到需求反馈,提高工作效率。(

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